Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Elektronik: Panduan Lengkap

Perkembangan teknologi membuat pelayanan pertanahan di Indonesia semakin beralih ke sistem digital. Salah satu bentuk transformasinya adalah sertifikat tanah elektronik, yaitu dokumen pertanahan yang diterbitkan dalam bentuk dokumen elektronik melalui sistem yang diselenggarakan oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN). Bagi pemilik tanah, perubahan ini penting untuk dipahami. Sertifikat elektronik bukan sekadar sertifikat lama yang dipindai menjadi file PDF, melainkan bagian dari sistem administrasi pertanahan elektronik yang memiliki mekanisme penerbitan, pengamanan, penyimpanan, dan pencatatan tersendiri.

Dasar hukum yang saat ini penting diperhatikan adalah Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 tentang Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah. Peraturan ini berlaku sejak 20 Juni 2023 dan mencabut Permen ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik. Lalu, bagaimana cara memperoleh sertifikat tanah elektronik? Apakah sertifikat tanah lama harus diganti? Apa saja syaratnya dan apakah bisa dilakukan secara online? Artikel ini membahasnya secara lengkap dengan mengacu pada ketentuan pertanahan yang berlaku.

Apa Itu Sertifikat Tanah Elektronik?

Sertifikat tanah elektronik merupakan dokumen elektronik yang diterbitkan dalam kegiatan pendaftaran tanah melalui sistem elektronik Kementerian ATR/BPN. Perlu diluruskan bahwa istilah yang digunakan dalam regulasi adalah Sertipikat, mengikuti istilah resmi dalam hukum pertanahan Indonesia. Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 mengatur penerbitan dokumen elektronik dalam kegiatan pendaftaran tanah. Sistem elektronik tersebut dapat digunakan untuk berbagai kegiatan, termasuk pendaftaran tanah pertama kali, pemeliharaan data pendaftaran tanah, pencatatan perubahan data dan informasi, serta alih media.

Dengan demikian, sertifikat elektronik bukan berarti seseorang membuat sendiri dokumen digital dari sertifikat tanah fisik. Sertifikat elektronik harus diterbitkan atau dihasilkan melalui sistem resmi dalam kegiatan pendaftaran tanah.

Scan atau foto sertifikat tanah hanyalah salinan digital dari dokumen fisik. File tersebut tidak otomatis menjadi sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Kementerian ATR/BPN. Sertifikat elektronik merupakan bagian dari administrasi pertanahan yang diterbitkan melalui sistem elektronik resmi. Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 juga mengatur format sertipikat elektronik sebagai dokumen yang memuat informasi mengenai hak, pemegang hak, bidang tanah, batasan dan kewajiban, serta catatan pendaftaran. Karena itu, pemilik tanah sebaiknya tidak menyamakan:

foto/scan sertifikat → salinan digital dengan sertipikat elektronik → dokumen pertanahan elektronik resmi.

Baca Juga: Jenis Hak Atas Tanah dan Subjek Pemegangnya

Dasar Hukum Sertifikat Tanah Elektronik

Ada beberapa peraturan yang menjadi dasar penting dalam memahami sertifikat elektronik.

1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang UUPA Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agraria (UUPA) merupakan dasar utama hukum agraria nasional. UU tersebut masih tercatat berlaku dan menjadi salah satu dasar hukum penyelenggaraan administrasi pertanahan di Indonesia.
2. PP Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah PP Nomor 24 Tahun 1997 mengatur mengenai pendaftaran tanah dan masih berstatus berlaku dengan perubahan melalui PP Nomor 18 Tahun 2021. Peraturan ini menjadi salah satu fondasi sistem pendaftaran tanah di Indonesia.
3. PP Nomor 18 Tahun 2021 PP Nomor 18 Tahun 2021 mengatur Hak Pengelolaan, Hak Atas Tanah, Satuan Rumah Susun, dan Pendaftaran Tanah. Yang sangat relevan dengan sertifikat elektronik adalah Pasal 84, yang menyatakan bahwa penyelenggaraan dan pelaksanaan pendaftaran tanah dapat dilakukan secara elektronik. Hasilnya dapat berupa data, informasi elektronik, dan/atau dokumen elektronik. Regulasi tersebut juga menyatakan bahwa data, informasi elektronik, dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. PP Nomor 18 Tahun 2021 juga mengatur bahwa penerapan pendaftaran tanah elektronik dilaksanakan secara bertahap dengan mempertimbangkan kesiapan sistem elektronik yang dibangun oleh Kementerian.
4. Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 Inilah regulasi yang sangat penting untuk diperhatikan saat membahas sertifikat tanah elektronik saat ini. Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 berjudul Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah. Peraturan ini berlaku sejak 20 Juni 2023 dan mencabut Permen ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik.

Tidak tepat jika dikatakan bahwa setiap sertifikat tanah yang dimiliki masyarakat harus langsung diganti menjadi sertifikat elektronik pada waktu yang sama. Penerapan pendaftaran tanah elektronik dilakukan secara bertahap dengan mempertimbangkan kesiapan sistem elektronik yang dibangun oleh Kementerian. Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 juga mengatur bahwa sistem elektronik dapat diterapkan untuk:

• pendaftaran tanah pertama kali;
• pemeliharaan data pendaftaran tanah;
• pencatatan perubahan data dan informasi; serta
• alih media.

Karena itu, mekanisme memperoleh dokumen elektronik dapat berbeda tergantung kondisi tanah dan jenis layanan pertanahan yang sedang dilakukan. Secara umum, terdapat beberapa kondisi yang dapat menyebabkan seseorang memperoleh dokumen pertanahan elektronik.

1. Melakukan pendaftaran tanah pertama kali Jika sebidang tanah belum terdaftar dan memenuhi persyaratan untuk didaftarkan, proses pendaftaran tanah dapat dilakukan melalui mekanisme yang telah ditentukan oleh Kantor Pertanahan. Dalam penerapan sistem elektronik, hasil pendaftaran tanah dapat diterbitkan dalam bentuk dokumen elektronik sesuai ketentuan yang berlaku. Jadi, pemilik tanah yang baru mendaftarkan tanah tidak selalu harus memulai dari sertifikat fisik kemudian mengubahnya menjadi elektronik.
2. Melakukan perubahan data pertanahan Sertifikat elektronik juga dapat berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan data pendaftaran tanah. Contohnya antara lain perubahan data akibat:
   • peralihan hak;
   • perubahan nama;
   • pembebanan atau penghapusan hak tertentu;
   • perubahan data administrasi; atau
   • tindakan pertanahan lainnya sesuai ketentuan. Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 memang mencakup pemeliharaan data pendaftaran tanah serta pencatatan perubahan data dan informasi.
3. Melalui alih media Alih media merupakan salah satu kegiatan yang secara eksplisit termasuk dalam cakupan sistem elektronik berdasarkan Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023. Secara sederhana, alih media berkaitan dengan proses mengalihkan data atau dokumen pertanahan dari media sebelumnya ke bentuk elektronik sesuai mekanisme yang ditentukan. Namun, pemilik tanah tidak dapat melakukan alih media secara mandiri hanya dengan memindai sertifikat. Proses tersebut harus dilakukan melalui mekanisme resmi administrasi pertanahan.

Apakah Sertifikat Tanah Yang Lama Harus Diserahkan?

Dalam proses pelayanan tertentu, sertifikat fisik lama dapat menjadi bagian dari dokumen yang diperlukan, khususnya apabila dilakukan perubahan data atau alih media. Namun, pemilik tidak boleh menganggap bahwa semua sertifikat tanah lama harus langsung diserahkan hanya karena ingin memiliki versi elektronik. Mekanismenya mengikuti jenis layanan dan ketentuan yang berlaku di Kantor Pertanahan. Jika Anda mendapatkan informasi bahwa sertifikat fisik harus diserahkan, pastikan terdapat dasar dan tanda terima resmi dari Kantor Pertanahan.

Sistem elektronik memang memungkinkan kegiatan pendaftaran tanah dilakukan secara elektronik. PP Nomor 18 Tahun 2021 secara eksplisit membuka penyelenggaraan dan pelaksanaan pendaftaran tanah secara elektronik. Namun, hal tersebut tidak berarti setiap persoalan pertanahan dapat diselesaikan sepenuhnya secara online oleh pemilik tanah. Beberapa permohonan mungkin membutuhkan pemeriksaan dokumen, verifikasi, pengukuran, penelitian data, atau tahapan lain sesuai kondisi bidang tanah.

Karena itu, jangan percaya pada pihak yang menjanjikan bahwa “sertifikat tanah elektronik pasti bisa dibuat online tanpa pemeriksaan apa pun.” PP Nomor 18 Tahun 2021 menyatakan bahwa hasil penyelenggaraan dan pelaksanaan pendaftaran tanah secara elektronik dapat berupa data, informasi elektronik, dan/atau dokumen elektronik. Regulasi tersebut juga menyatakan bahwa data dan informasi elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Jadi, dokumen elektronik dalam sistem pertanahan bukan sekadar file digital biasa. Yang menjadi penting adalah asal-usul, penerbitan, integritas, dan keabsahan dokumen tersebut dalam sistem resmi pertanahan.

Peralihan menuju dokumen elektronik memiliki beberapa tujuan praktis dalam administrasi pertanahan, antara lain:

• Lebih mudah disimpan Dokumen elektronik dapat disimpan secara digital sehingga mengurangi ketergantungan pada penyimpanan dokumen fisik.
• Mengurangi risiko kerusakan dokumen fisik Sertifikat fisik dapat rusak karena air, kebakaran, kelembapan, atau faktor lainnya. Dokumen elektronik dirancang sebagai bagian dari sistem penyimpanan digital sehingga memiliki pendekatan pengamanan yang berbeda.
• Mendukung pelayanan pertanahan digital Sistem elektronik memungkinkan kegiatan pertanahan tertentu dilakukan secara lebih terintegrasi.
• Memudahkan pemeliharaan data Perubahan data pertanahan dapat dicatat melalui sistem elektronik sesuai jenis layanan dan kewenangan yang berlaku.
• Meningkatkan efisiensi administrasi Digitalisasi diharapkan mengurangi ketergantungan pada proses administrasi berbasis dokumen fisik.

Salah satu tujuan penerapan sistem elektronik adalah meningkatkan keamanan dan keandalan administrasi pertanahan. Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 menyebutkan bahwa Kementerian menyelenggarakan sistem elektronik secara andal dan aman serta bertanggung jawab terhadap beroperasinya sistem elektronik sebagaimana mestinya. Namun, keamanan sistem bukan berarti pemilik tanah tidak perlu berhati-hati. Pemilik tetap harus:

• menjaga akses akun;
• tidak membagikan kode autentikasi;
• menyimpan dokumen elektronik secara aman;
• memeriksa kebenaran data;
• dan segera melaporkan apabila terdapat dugaan penyalahgunaan.

Apakah Sertifikat Elektronik Bisa Dipalsukan?

Tidak ada sistem digital yang boleh dianggap kebal terhadap seluruh bentuk risiko. Karena itu, pemilik tanah tetap perlu memeriksa keaslian dokumen melalui mekanisme resmi. Jangan hanya mengandalkan file yang dikirim melalui WhatsApp, email, atau media sosial. Jika seseorang mengirimkan sebuah file yang mengaku sebagai sertifikat elektronik, lakukan verifikasi melalui saluran resmi ATR/BPN sebelum menggunakan dokumen tersebut untuk transaksi.

Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 menyediakan format sertipikat elektronik. Format tersebut memuat informasi seperti:

• identitas hak;
• Nomor Identifikasi Bidang (NIB);
• pemegang hak;
• bidang tanah;
• batasan dan kewajiban;
• catatan pendaftaran; serta
• informasi lain sesuai format dokumen.

Dengan demikian, sertifikat elektronik tetap memuat informasi substantif mengenai hak atas tanah. Perbedaannya terutama berkaitan dengan media dan sistem penerbitan serta pengelolaannya. Salah satu keunggulan dokumen elektronik adalah informasi tidak semata-mata bergantung pada satu lembar dokumen fisik yang disimpan pemilik. Namun, kehilangan perangkat atau file yang tersimpan di perangkat pribadi tidak boleh disamakan dengan hilangnya data pendaftaran tanah pada sistem Kementerian.

Jika dokumen elektronik tidak dapat diakses, pemilik sebaiknya menggunakan mekanisme resmi yang tersedia untuk mendapatkan kembali akses atau dokumen yang diperlukan. Jangan meminta file kepada pihak yang tidak jelas identitas dan kewenangannya. Yang perlu dilihat adalah status hak, data pendaftaran, serta apakah telah terjadi penerbitan atau perubahan dokumen melalui sistem elektronik. Jika sertifikat lama masih menjadi dokumen yang sah dalam administrasi pertanahan dan belum dilakukan proses yang mengubah atau mengalihmediakannya, tidak tepat menyatakan bahwa sertifikat tersebut otomatis menjadi tidak berlaku hanya karena pemerintah mengembangkan sistem sertifikat elektronik. Penerapan elektronik dilakukan secara bertahap dengan mempertimbangkan kesiapan sistem.

Digitalisasi sertifikat tidak otomatis mengubah jenis hak atas tanah. Misalnya, jika seseorang memiliki Hak Milik, digitalisasi dokumennya tidak membuat hak tersebut berubah menjadi HGB. Begitu pula jika seseorang memiliki HGB, perubahan media dokumen menjadi elektronik tidak otomatis mengubahnya menjadi Hak Milik. Yang berubah adalah media dan mekanisme administrasi dokumennya, bukan otomatis jenis haknya. Hal ini penting karena masih banyak masyarakat yang menganggap sertifikat elektronik merupakan jenis hak baru. Padahal, sertifikat elektronik berkaitan dengan bentuk dokumen dan sistem administrasi pertanahan. Jenis hak tetap dapat berupa:

• Hak Milik;
• Hak Guna Usaha;
• Hak Guna Bangunan;
• Hak Pakai;
• atau hak lain sesuai ketentuan pertanahan.

Karena itu, istilah “sertifikat elektronik” sebaiknya tidak dipahami sebagai jenis hak atas tanah.

Baca Juga: Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Elektronik: Panduan Lengkap

Cara Memeriksa Keaslian Sertifikat Elektronik

Keaslian sertifikat elektronik sebaiknya diverifikasi melalui mekanisme resmi yang disediakan oleh Kementerian ATR/BPN. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Periksa identitas pemegang hak; Pastikan nama pemegang hak sesuai dengan data yang seharusnya.
2. Periksa data bidang tanah; Periksa lokasi, luas, NIB, dan informasi lain yang tercantum.
3. Periksa catatan pendaftaran; Perhatikan apakah terdapat catatan, pembebanan, atau informasi lain yang berkaitan dengan bidang tanah.
4. Jangan percaya file dari sumber tidak resmi; File PDF yang dikirim seseorang tidak otomatis merupakan sertifikat elektronik yang sah.\
5. Lakukan pengecekan melalui saluran resmi; Jika sertifikat akan digunakan dalam transaksi, lakukan pemeriksaan melalui layanan pertanahan resmi yang tersedia.

Hal ini sangat penting sebelum melakukan pembayaran dalam jumlah besar untuk pembelian tanah atau rumah. Untuk tanah yang sudah memiliki sertifikat, langkah pertama bukan langsung meminta “ganti sertifikat menjadi elektronik”. Pemilik perlu mengetahui terlebih dahulu apakah bidang tanah tersebut termasuk dalam mekanisme alih media atau layanan elektronik yang dapat dilakukan. Secara umum, prosesnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Periksa status sertifikat → cek data pertanahan → tentukan jenis layanan → siapkan dokumen → ajukan melalui mekanisme resmi → pemeriksaan data → proses elektronik/alih media → terbit atau tersedia dokumen elektronik sesuai ketentuan.

Tahapan tersebut dapat berbeda sesuai jenis layanan dan kondisi tanah. Jika tanah belum memiliki sertifikat, prosesnya bukan “mengubah sertifikat fisik menjadi elektronik”. Pemilik harus mengikuti proses pendaftaran tanah pertama kali. Secara umum, proses pendaftaran tanah berkaitan dengan pembuktian data fisik dan data yuridis, pengukuran atau pemetaan, penelitian dokumen, serta pendaftaran hak sesuai ketentuan. Jika proses tersebut dilaksanakan melalui sistem elektronik yang berlaku, hasilnya dapat berupa dokumen elektronik sesuai kerangka PP Nomor 18 Tahun 2021 dan Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023.

Beberapa tips aman mengurus sertifikat tanah elektronik:

1. Gunakan saluran resmi; Ajukan layanan melalui Kantor Pertanahan atau sistem resmi yang disediakan pemerintah.
2. Jangan berikan OTP atau pasword; Petugas atau pihak lain tidak semestinya meminta Anda memberikan kredensial pribadi secara sembarangan.
3. Simpan dokumen pendukung; Simpan akta, bukti perolehan, sertifikat lama, bukti pembayaran, dan dokumen pertanahan lainnya.
4. Periksa data sebelum menyetujui; Kesalahan nama, luas, lokasi, atau catatan dapat menimbulkan persoalan di kemudian hari.
5. Jangan mudah percaya jasa yang menjanjikan proses instan; Penerbitan dokumen pertanahan tetap harus mengikuti pemeriksaan dan prosedur yang berlaku.
6. Minta bukti pengajuan; Jika menggunakan bantuan profesional, pastikan terdapat bukti pengajuan dan pembayaran yang dapat diverifikasi.

Perbedaan sertifikat tanah fisik dengan sertifikat tanah elektronik:

PP Nomor 18 Tahun 2021 secara khusus memberikan dasar bahwa hasil pendaftaran tanah elektronik berupa data, informasi, dan/atau dokumen elektronik serta hasil cetaknya dapat menjadi alat bukti hukum yang sah.

Dasar Hukum:

Agar artikel mengenai sertifikat tanah elektronik tidak menggunakan dasar hukum yang sudah dicabut, beberapa regulasi berikut penting diperhatikan:

1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1960 Mengatur Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agraria dan merupakan fondasi hukum agraria nasional. Peraturan ini masih tercatat berlaku.
2. PP Nomor 24 Tahun 1997 Mengatur Pendaftaran Tanah dan masih berlaku dengan perubahan melalui PP Nomor 18 Tahun 2021.
3. PP Nomor 18 Tahun 2021 Mengatur Hak Pengelolaan, Hak Atas Tanah, Satuan Rumah Susun, dan Pendaftaran Tanah. Pasal 84 memberikan dasar bagi pelaksanaan pendaftaran tanah secara elektronik.
4. Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 Mengatur Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah dan saat ini menjadi dasar penting mengenai dokumen elektronik pertanahan. Peraturan ini mencabut Permen ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021.

Kesimpulan:

Cara memperoleh sertifikat tanah elektronik tidak selalu berarti mengubah sertifikat fisik menjadi file digital. Sertifikat elektronik merupakan bagian dari sistem pendaftaran tanah elektronik yang diselenggarakan oleh Kementerian ATR/BPN. Penerapannya dapat berkaitan dengan pendaftaran tanah pertama kali, pemeliharaan data pendaftaran tanah, pencatatan perubahan data dan informasi, serta alih media.

Dasar hukum penting yang perlu dipahami adalah PP Nomor 18 Tahun 2021 dan Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023. PP Nomor 18 Tahun 2021 memberikan dasar bahwa pendaftaran tanah dapat dilaksanakan secara elektronik, sedangkan Permen ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023 mengatur penerbitan dokumen elektronik dalam kegiatan pendaftaran tanah.

Hal yang tidak kalah penting adalah memahami bahwa sertifikat elektronik bukan jenis hak atas tanah baru. Digitalisasi dokumen tidak otomatis mengubah Hak Milik menjadi HGB atau sebaliknya. Bagi pemilik tanah yang masih memiliki sertifikat fisik, tidak perlu langsung menganggap sertifikat tersebut tidak berlaku. Penerapan pendaftaran tanah elektronik dilakukan secara bertahap sesuai kesiapan sistem dan mekanisme pelayanan yang berlaku.

Jika ingin memperoleh atau mengakses dokumen elektronik pertanahan, langkah paling aman adalah memastikan terlebih dahulu status tanah, jenis layanan yang dibutuhkan, kelengkapan dokumen, serta mekanisme resmi yang berlaku pada Kantor Pertanahan terkait. Dengan memahami prosedurnya secara benar, masyarakat dapat mengikuti perkembangan digitalisasi pertanahan tanpa terjebak informasi yang keliru atau jasa pengurusan yang menjanjikan proses instan.

Segera konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim ahli kami secara Gratis:

• WhatsApp / Telepon: [0851-2804-3188]
• Jam Operasional: Senin – Jumat (09.00 – 17.00 WIB)

Pusat Legal Indonesia adalah platform jasa professional one-stop legal solution yang berfokus pada pengurusan legalitas tanah, properti dan mitra solusi bisnis Anda. Memastikan setiap langkah properti dan bisnis Anda berjalan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.